Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Gözden Geçirilmesi
Belgelendirme başvuruları "F03 Aday Başvuru Formu" ile Model Belgelendirme'ye yapılır. "F03 Aday Başvuru Formu" internet sitesinde (www.modelbelgelendirme.com) tüm ilgililere duyurulmuştur. Form, başvuru sahibi tarafından eksiksiz doldurulmuş şekilde ve imzalı olarak Model Belgelendirme'ye elden, e-mail, faks ve kargo gibi araçlarla ulaştırabilir.
Model Belgelendirme'ye ulaşan ıslak imzalı başvuru Personel Belgelendirme Müdürü'ne iletilir. Personel Belgelendirme Müdürü, talebi inceler ve belgelendirmenin yapılıp yapılmayacağı kararını verir. Belgelendirmenin yapılamayacağı kararı verilirse, "Personel Belgelendirme Müdürü" tarafından karar başvuru sahibine bildirilir. Aday "Aday Başvuru Formu" na, internet sitesinden (www.modelbelgelendirme.com) de ulaşabilir. Başvurular, elden, e-mail, faks ve kargo ile iletilebilir. E-mail ve faks yolu ile iletilen başvuru formları, en geç ilan edilen son başvuru tarihinden 3 (üç) gün önce ıslak imzalı olarak Model Belgelendirme'ye iletilmelidir.
Başvuru gözden geçirilirken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur.
- Model Belgelendirme Personel Belgelendirme bölümünün talep edilen belgeyi verebilecek yetkisinin olup olmadığı,
- Başvurulan alanda ilgili Ulusal Yeterliliğin başvuru için ön şartları varsa adayın bu ön şartları taşıdığına dair gerekli evrakların "Aday Başvuru Formu" ile sunulup sunulmadığı,
- Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde olarak makul sınırlar çerçevesinde özel ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanamayacağı (örneğin, bedensel engelliler, tercümanı ihtiyacı olanlar vs. için gerekli olan durumlar)
Başvuru sahipleri "Aday Başvuru Formu" nun ekinde aşağıdaki belgeleri de Model Belgelendirme'ye sunmak zorundadır:
- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,
- Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren dekont,
- Başvurduğu alanla ilgili ön koşul olması halinde başvuru sahibinin önkoşulu sağladığına dair belgeler,
Adaylar gerekli evraklar bilgisine ve sınav süreçlerine ilişkin bilgilere web sayfası (www.modelbelgelendirme.com) üzerinden de erişebilirler.
Model Belgelendirme engelli veya erişimini sağlayacak önlemleri alır. Bu kapsamda ilgili ulusal yeterlilikte başka bir düzenleme bulunmadığı durumlarda;
- Okuma yazma bilmeyen adaylar ve görme engelli adaylar için soruları okuyacak bir kişi görevlendirilir. Bu adayların sınavları diğer adaylardan ayrı ve tek tek gerçekleştirilir. Soruları okuyan kişi soruları yüksek sesle ve yüzü kameraya dönük olacak şekilde okur.
- Türkçe bilmeyen adaylar için ilgili ulusal yeterlilikler, soru kitapçıkları, kontrol listeleri ve adayın ihtiyaç duyacağı diğer sınav dokümanları yeminli tercüman tarafından tercüme edilir. İlgili ulusal yeterliliğin değerlendiricinin adaya soru sormasını gerektirdiği hallerde sınav esnasında yeminli tercüman bulundurulur.
- İşitme engelli adayların sınavları yeminli işaret dili tercümanları aracılığıyla gerçekleştirilir.
Başvuru Usulleri
Model Belgelendirme MYK mevzuatı gereği sınav ücretini sınav öncesinde almadan sınav açamaz. Sınav ücretini kendi öz kaynağından sağlayamaz.
Başvuru Sahipleri, belgelendirme başvurularını iki şekilde yapabilirler.
- Bireysel Başvuru (Peşin)
- Tek Nokta Başvurusu (Peşin veya Teminat Göstermek Suretiyle)
Tek nokta başvurusu başvuru sahibinin sınav ücretinin işvereni veya üçüncü kişi tarafından karşılandığı başvurudur. İşveren veya üçüncü kişinin tek nokta başvurusu 10 ve üzerinde ki kişi için yapılır. Bu başvuru, Tek Nokta Başvuru Formu ile kayıt altına alınmaktadır.
Başvurular ile ilgili bilgiler Mesleki Yeterlilik Kurumunun sitesinden MYK Sınav ve Belgelendirme Teşviklerinin Uygulanması Hakkında Genelge’ 'den yararlanılmıştır ve bu genelgede belirtilen formlar kullanılmaktadır.(EK1-EK2-EK3)
Başvurularla ilgili bilgilere ve genel kurallara web sayfasında (www.modelbelgelendirme.com) yayınlanan MYK Sınav ve Belgelendirme Teşviklerinin Uygulanması Hakkında Genelge başlığı altında ulaşılabilir.
Birim Birleştirme Başvuruları
Belgelendirmesi yapılan ulusal yeterlilikler yeterlilik birimi adı verilen birimlerden oluşmaktadır. Her bir yeterlilik birimi ise Teorik (T) ve/veya Performansa (P) dayalı sınav bölümlerinden oluşmaktadır. Bir mesleki yeterlilik belgesi almaya hak kazanmak için ilgili ulusal yeterlilikte belge alma şartı olarak belirtilen yeterlilik birimlerinin tamamından başarılı olmak gerekmektedir. Bununla birlikte Mesleki Yeterlilik Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği gereği adaylar MYK (Mesleki Yeterlilik Kurumu) tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen sınavlara sadece tercih edecekleri yeterlilik birimi bazında başvuru yapma hakkına sahiptirler. Sınav sonuçlarının geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliklerde belirtilmektedir.
Ödenen ücret karşılığında adaylar, sınav tarihinden itibaren 1 yıl içerisinde başarısız oldukları sınavlara 2 kez ücretsiz olarak katılabilirler. ücretsiz sınav hakkını kullanmak için mutlaka sınav başvurusu yapılmalıdır.
Ücretsiz sınav hakkı sona erdikten sonra, yeniden ücretini ödemek koşuluyla, aynı yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca yeterlilik birimleri geçerlilik süresinde düzenlenecek diğer sınavlara sadece başarısız olunan sınav bölümü bazında başvuru yapmak mümkün olmaktadır.
MYK tarafından yetkilendirilmiş bir belgelendirme kuruluşunda sınava katılan bir aday, ücretsiz sınav hakkını farklı bir belgelendirme kuruluşunda kullanamaz. Sınav bölümlerinden alınan sonuçların geçerliliği sona ermeden farklı bir belgelendirme kuruluşunda sınava katılmak isteyen adayların mutlaka yeterlilik birimi bazında başvuru yapması ve sınav ücretini ödemesi gerekmektedir. ücretsiz ve bölüm bazında sınav hakkı , aynı yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşunda sınava girilmesi durumunda geçerli olmaktadır.
Mesleki Yeterlilik Sınav Ve Belgelendirme Yönetmeliği gereği, adaylar, yeterlilik birimlerinin geçerlilik süresi içerisinde farklı belgelendirme kuruluşlarında katıldıkları belgelendirme sınavları sonrasında başarılı oldukları yeterlilik birimlerini birleştirerek Mesleki Yeterlilik Belgesi alma hakkına sahiptirler. Farklı belgelendirme kuruluşlarının sınavlarından alınan sonuçların birleştirilmesi yalnız yeterlilik birimi (A1,A2 gibi) bazında gerçekleştirilir. Sınav bölümleri (T1, P1 gibi) bazında birleştirme yapılmayacaktır.
Birim birleştirerek belge almak için adaylar, en son sınava katıldıkları yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşuna;
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren dekont
- Başvurduğu alanla ilgili ön koşul olması halinde başvuru sahibinin önkoşulu sağladığına dair belgeler,
- Diğer yetkilendirilmiş kuruluşundan alınmış yeterlilik birimi başarı durumu belgesi ile başvuru yapabilirler.
Adayın sahip olduğu birim başarı belgelerinin bir ulusal yeterliliği oluşturması halinde adayın talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Belgelendirme kararı en son tarihli sınavı yapan yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir.
Model Belgelendirme tarafından yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, bireyin/adayın talebi halinde, başarı durumunu gösteren birim başarı belgesi düzenlenir.
Birim başarı belgesinin şekli, içeriği ve geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliğe uygun olmak kaydıyla Model Belgelendirme tarafından belirlenir ve web sitesinde ilan edilir. Adayın sahip olduğu birim başarı belgelerinin, bir ulusal yeterliliği oluşturması halinde, adayın talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Böyle bir durumda, şayet en son tarihli sınavı Model Belgelendirme yapmış ise belgelendirme kararı, Model Belgelendirme tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir.
Sınavların Planlanması ve Gerçekleştirilmesi
Sınavların planlanması ve organizasyonu Personel Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır. Personel Belgelendirme Müdürü, sınav takvimini oluşturur ve internet sitesinde (www.modelbelgelendirme.com) ilgililere ilan edilmesini sağlar.
İlan edilen tarihlerdeki sınavlara başvuruların değerlendirilerek (evrakların vs. tam olması durumu) kabul edilmesi durumunda başvuru sahibi aday olarak "Sınava Katılacak Aday Listesi" ne kaydedilir.
Sınav yapıcılar "Sınav Görevlileri Seçme Prosedürü" ne uygun olarak Personel Belgelendirme Müdürü tarafından belirlenir.
Sınavlar, "Sınav Prosedürü" ne uygun olarak belirlenmiş sınav görevlileri tarafından gerçekleştirilir ve değerlendirilir. Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili ayrıntı Sınav Prosedürü'nde belirtilmiştir.
Belgelendirme Kararının Verilmesi
Sınav Sonuçları ve sınavlarla ilgili dokümanlar (kamera dahil) Sınav Yapıcılar tarafından Personel Belgelendirme Müdürü'ne sunulur. Personel Belgelendirme Müdürü sunulan dosyayı gözden geçirerek uygun olması durumunda dosyayı personel belgelendirme karar formu listesinde yer aldığı şekliyle, Karar Verici'ye iletir. Karar Verici, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine göre belgelendirmeye ilişkin kararı verir. Sınav Sürecini tamamlamış adayların sınav sonuçları itiraz ve şikayet hakları saklı kalacak şekilde 10 gün içinde bildirilerek ilan edilir.
Belgelendirme Kararına İtiraz
Sınava katılan her aday belgelendirme kararına itiraz edebilir. İtirazlar, kararın adaya bildirilmesinden itibaren 10 (on) gün içerisinde yapılabilir. Model Belgelendirme'ye ulaşan itirazlar "Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü" ne uygun olarak işlem görür.
Belgelerin Hazırlanması
Belgeler, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından hazırlanır. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, temsil ve ilzama yetkili olan Model Belgelendirme Genel Müdürü tarafından imzalanır (Mesleki Yeterlilik Belgelerini imzalamaya, Model Belgelendirme'yi temsil ve ilzama yetkili olan veya bu konuda usulüne uygun yetki devri yapılan yetkilendirilmiş kişiler yetkilidir.) ve Personel Belgelendirme Müdürü tarafından belge sahiplerine elden veya kargo yolu ile teslim edilir.
Belgelerde sahteciliği önlemek için her belgeye hologram etiket uygulanır.
Belge almaya hak kazananlara, Mesleki Yeterlilik Belgelerine bağlı olarak, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından, kimlik kartı şeklinde belgeler de düzenlenir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin ve kimlik kartının şekli, içeriği ve güvenlik unsurları Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından belirlenir.
Belge sahipleri, belge almadan önce imzalamış oldukları ve bir nüshası kendilerine verilecek "Belge Kullanım Sözleşmesi" şartlarını yerine getirmekle yükümlüdürler. Ayrıca Ulusal Yeterlilikte bulunan şartlara da uymakla yükümlüdürler. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerde bir değişiklik olduğunda Model Belgelendirme'ye haber vermek zorundadır.
Belgelerin Geçerlilik Süresi
Belgelerin geçerlilik süresi, belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge geçerlilik süresi kadar devam eder.
Belge üzerinde Değişiklik Talebi
Geçerlilik süresi dolmamış belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ile birlikte belge sahibi değişiklikleri gerekli dokümanlarla Model Belgelendirme'ye bildirmesi durumunda, belge ücreti alınarak belge üzerinde değişiklikler yapılarak belge yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez, belgeye revizyon numarası verilir. Yenilenen belge, belge sahibi eski belgeyi Model Belgelendirme'ye iade ettikten sonra teslim edilir.
Başarısız Olan Adaylar
Sınav sonuçları başarısız olan adaylar, 12 ay içinde sadece başarısız oldukları birimlerden, ücretsiz olarak 2 defa daha tekrar sınava girebilirler.(Teşvikten yararlanmayanlar için tek sınav hakkı vardır)
Gözetim
Model Belgelendirme, belgelendirdiği kişilerden belge geçerlilik süresi içinde, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen kontrol sayısı kadar, meslek alanı ile ilgili olarak çalıştığı kuruluştan ve/veya işvereninden işe devam ettiğine dair yazı veya bağımsız olarak çalışmaya devam ettiğine dair kanıt sunmasını ister.
Personel Belgelendirme Müdürü, gözetim zamanı gelen belge sahiplerini tespit ederek gözetim kanıtlarının sunulmasıyla ilgili uyarıda bulunur.
Belgeli personel, gözetim ile ilgili Model Belgelendirme'nin talep ettiği kanıtları uygun bir şekilde ve zamanında Model Belgelendirme'ye sunmakla yükümlüdür. Zamanında ve istenen şekilde kanıt sunulmaması durumunda, belge askıya alınır.
Belgeli personel, gözetim kanıtlarını eksik olarak sunması durumunda, eksiklikleri tamamlaması için Model Belgelendirme tarafından 1 ay süre verilir. Bu süre içinde eksiklikleri tamamlamayan belgeli personelin belgesi süre sonunda askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi 6 aydır. Bu süre içerisinde herhangi bir düzeltici faaliyet gerçekleştirmeyen belge sahibinin belgesi iptal edilir.
Yeniden Belgelendirme
Beş (5) yıllık geçerlilik süresinin sonunda belge sahibinin performansı, ilgili ulusal yeterlilikte belirtildiği yöntemlere göre yeniden belgelendirme işlemine tabi tutulur. Bu değerlendirme sonucu olumlu olan adayların belge geçerlilik süreleri 5 yıl daha uzatılır.
Uzatma süresi bittikten sonra (ilk sınavın yapıldığı tarihten 10 yıl sonra) teorik ve uygulamalı sınav yapılır.
Belge süresi sona erecek belge sahipleri, süre dolmadan 1 ay önce Personel Belgelendirme Müdürü tarafından bilgilendirilerek, yeniden belgelendirme hakkında bilgi verilir.
Yeniden belgelendirme işlemleri, ilk belgelendirme işlemlerinde olduğu gibi aynı şekilde uygulanır.
Belgenin Askıya Alınması
Belgenin askıya alınması aşağıdaki nedenlerle olabilir.
- Belgelendirilmiş personelin Belge Kullanım Sözleşmesi'ndeki yükümlülükleri yerine getirmemesi, (Belge ile ilgili yanıltıcı beyanda bulunması, belge üzerinde herhangi bir değişiklik yapması, belgelendirme programının amacı ve kapsamı dışında kullanılması, belgenin kapsamı dışındaki faaliyetlerde kullanılması gibi şartlar)
- Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,
- Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Logoları ve/veya Model Belgelendirme belgesinin yanlış kullanılması
Model Belgelendirme, belgenin askıya kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde, belgelendirilmiş kişi/aday ile belgeyi vermeden önce karşılıklı olarak "Belge Kullanım Sözleşmesi" ni (ıslak imzalı nüsha Model Belgelendirme'de kalmak koşuluyla) imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde Model Belgelendirme'ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir.
Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile Model Belgelendirme'ye bildirmesi istenir.
Belgeli kişinin, belgesini kaybetmesi veya belgenin yırtılması, yıpranması gibi sebeplerden dolayı yenilemek istemesi durumunda alınacak ücret ve ilgili ulusal yeterlilik/bölüm sınav ücretleri Sınav ve Belgelendirme ücret Listesinde yer almaktadır.
Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi boyunca Model Belgelendirme'nin her türlü hakkı saklıdır. Model Belgelendirme, belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde (www.modelbelgelendirme.com) gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır.
Belgenin İptali
Belgenin iptali aşağıdaki nedenlerle olabilir:
- Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,
- Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,
- Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak Model Belgelendirme'yi eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
- Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,
- Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi,
- Belge sahibi hakkında gelen şikayetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.
Karar verici tarafından alınan belgenin iptali ile ilgili karar, "Personel Belgelendirme Karar Formu Listesi" ne kaydedilir ve söz konusu kişi, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından bilgilendirilir. Durum, Belge takip listesine kaydedilir.
Model Belgelendirme, belgenin geri kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde belgelendirilmiş kişi ile karşılıklı olarak "Belge Kullanım Sözleşmesi" ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin geri çekilmesi kararı ile belge kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde Model Belgelendirme'ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile Model Belgelendirme'ye bildirmesi istenir.
Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prosesi uygulanır.